Reportes y liquidaciones

Los reportes responden la pregunta central de una tienda multimarca: ¿cuánto le debo pagar a cada marca? Cada venta guarda sus precios, descuentos y comisiones en el momento de cobrarla, así que los números de un periodo no cambian aunque después modifiques un cupón, una comisión o el porcentaje de una marca.

Las pestañas del reporte

Reportes está dividido en pestañas, cada una con su propia dirección, para que abras directo lo que buscas y la página cargue solo eso. Las pestañas dependen de lo que vende tu tienda:

• Mercancía propia (reventa): Resumen, Margen, Inventario, Ventas, Órdenes y Devoluciones.
• Multimarca: Resumen, Marcas, Ventas, Órdenes y Devoluciones.
• Multimarca con mercancía propia: lo mismo que una multimarca, más Tu mercancía.

Una pestaña que no tiene nada que mostrar en el periodo no aparece: Devoluciones solo sale si hubo alguna, Margen solo si hay ventas o cupones que medir, Inventario solo si tienes existencia propia. Si abres una que tu tienda no tiene (un marcador viejo, por ejemplo), llegas al Resumen con los mismos filtros.

Para acotarlo:

1. Elige el periodo con el selector bajo el título: las flechas pasan al periodo anterior o al siguiente, el nombre abre los últimos periodos (Este mes, Mes pasado…) y Elegir fechas…, para un rango propio, y Hoy te regresa al periodo actual. Es el mismo selector de Órdenes, Cajas y Hoy.
2. Marca una o varias marcas en Elige marcas para filtrar y pulsa Aplicar. Con marcas filtradas, las cifras son solo de esas marcas y la tabla de órdenes muestra solo la parte de cada orden que es suya.
3. Cambia de pestaña: el periodo y las marcas se quedan puestos.
4. Descarga desde el menú [···] del encabezado, en XLSX o CSV. El archivo trae todo el reporte, no solo la pestaña abierta, con el periodo y los filtros de ese momento.

Resumen

El Resumen es el periodo en una pantalla: las tarjetas con las cifras principales (Ventas, la ganancia, órdenes, descuentos, comisiones), el desglose de lo que gana tu tienda y, al lado, dos o tres frases que lo dicen en palabras, cada una con un enlace a la pestaña que tiene el detalle:

• Cómo va el periodo: tu ganancia (o tus ventas, si no hay ganancia que comparar) contra el periodo anterior. “Te quedaron $12,400 de ganancia, 8 % más que el periodo anterior.”
• Lo que más te dejó: en una multimarca, la marca que más le dejó a la tienda; con mercancía propia, el producto con más margen.
• Lo que no se mueve: las piezas de tu mercancía que llevan 60 días sin venderse, valuadas a costo si todas tienen costo, o a precio de venta si no.

Una frase sin datos detrás no aparece: una tienda sin mercancía propia no ve la del inventario, y un primer mes no se compara con nada.

Bajo las tarjetas, una gráfica dibuja tu Ganancia acumulada día por día contra la del periodo anterior, punteada (o tus Ventas acumuladas, si la ganancia apenas se movió). Mientras el periodo sigue abierto, el punto de hoy de la línea punteada es la misma cifra con la que comparan las tarjetas. Cada tarjeta lleva además una línea pequeña con cómo se movió esa cifra en el periodo. Con ventas en menos de tres días no hay gráfica: dos puntos no dicen nada.

Contra qué se compara

Las tarjetas y la primera frase comparan siempre contra lo mismo:

• Un periodo que ya terminó (el mes pasado, o un rango de fechas que eliges) se compara con el periodo completo anterior, del mismo largo.
• Un periodo que sigue abierto se compara con los mismos días del periodo anterior. El día 10 del mes, lo que llevas se compara con los primeros 10 días del mes pasado, no con el mes pasado completo: así el día 10 no parece una caída. La frase dice “a estas alturas del periodo anterior” y las tarjetas “vs. mismos días antes”.

La gráfica de Ventas sí dibuja el periodo anterior completo, punteado, día contra día: tu línea llega hasta hoy y la punteada muestra cómo terminó el periodo anterior.

Lo que gana tu tienda

Tus ventas no son tu ganancia. La tarjeta resaltada del Resumen, junto a Ventas, dice cuánto se queda la tienda en el periodo, y el desglose bajo las tarjetas muestra la cuenta renglón por renglón.

• En una tienda multimarca se llama Ganancia de la tienda. Lo que vendes de cada marca es suyo; la tienda gana:
  • la Renta de las marcas: la Renta mensual de cada marca activa, completa, en el periodo que contiene el día 1 del mes, que es cuando se vence. El mes en curso lleva toda su renta desde el día 1; de las semanas, solo la que contiene el día 1 lleva la renta del mes y las demás ninguna; un rango que no contiene ningún día 1 (del 5 al 20, por ejemplo) no tiene renta. Cuenta aunque todavía no la cobres, y una marca que llegó a mitad de mes empieza a contar el día 1 siguiente;
  • la Consignación de cada venta, si les pusiste porcentaje;
  • la Ganancia de tu mercancía, si vendes cosas tuyas además de las de las marcas;
  • menos los Descuentos que pagó la tienda: los cupones a cargo de la tienda sobre productos de las marcas, porque a la marca se le paga completo.

  La comisión de tarjeta de las ventas de las marcas no aparece: sale del pago de cada marca, no de lo tuyo. En la pestaña Marcas, Lo que te deja cada marca ordena tus marcas por lo que le dejan a la tienda (renta, consignación y mercancía propia), para ver qué espacio rinde.

• En una tienda de mercancía propia se llama Ganancia: las ventas de los productos que tienen costo, menos el Costo de lo vendido y la Comisión de tarjeta. La tarjeta dice también el Margen, sobre lo que vendieron esos productos.

Solo cuentan los productos con costo capturado: una pieza sin costo no se adivina. Si vendiste piezas sin costo, la sección lo dice (cuántas y por cuánto) con un enlace para capturarlo; puedes ponerlo en la ficha de cada producto, a varios a la vez desde la marca o, uno tras otro, en Capturar costos.

La ganancia no incluye los gastos de la tienda, como el local, los sueldos o la luz: es lo que te deja la venta antes de esos gastos.

Margen

Solo en una tienda de mercancía propia. Qué vende y qué deja pone cada producto con costo como un punto: a la derecha los que más piezas vendieron, arriba los de más margen. Las líneas punteadas son la mediana, y las cuatro esquinas se nombran solas: Estrellas (venden y dejan), Venden, pero dejan poco, Dejan, pero se mueven poco y Revisa precio o surtido. Pasa el dedo o el cursor por un punto para ver el producto; en computadora, un clic lo abre. Una pieza vendida muy por debajo de su costo queda en el borde de la gráfica, con su margen real en la etiqueta. Con menos de cinco productos no hay gráfica. Margen por producto dice qué productos dejaron más y cuáles menos en el periodo; abajo, el margen por proveedor y por categoría, y quién pagó los descuentos de los cupones. Todo se calcula sobre los productos con costo capturado.

Inventario

Siempre es hoy, sea cual sea el periodo. En una tienda multimarca muestra todo lo que hay en tienda, de tus marcas y tuyo, a precio (el costo de una pieza a consignación es de la marca); la parte que es tuya aparece a costo en la nota de Valor en tienda, y la pestaña Tu mercancía termina con este mismo bloque para tu mercancía sola, con su costo. En una tienda de mercancía propia, siempre es hoy, sea cual sea el periodo elegido: tu existencia valuada a costo y a precio, para cuántos días te alcanza al ritmo de venta, lo que lleva 60 días o más sin venderse y los productos sin costo. Cuánto lleva en tienda reparte ese dinero en barras por días desde la última venta (0–30, 31–60, 61–90, más de 90) y separa lo que nunca se ha vendido, contado desde que llegó.

Debajo de las cifras:

• Stock en el tiempo: las piezas en tienda al cierre de cada semana o mes; aparece cuando hay al menos cuatro.
• Se está acabando: lo que se vendió en los últimos 30 días, lo que se acaba primero arriba, con los días que le quedan y las piezas que quedan; lo agotado va primero. Cada producto abre su ficha.
• Sin moverse en 60 días: los productos sin una venta en 60 días, el que más dinero tiene parado arriba, con su última venta o «nunca vendido».
• Tu dinero por categoría y por proveedor: lo que vale lo que tienes en tienda, a costo cuando todas las piezas tienen costo y a precio si no.
• Qué se vende y qué no: por categoría, cuánto se vendió en 90 días de lo que había para vender.

El ritmo de venta se mide sobre los últimos 30 días, o sobre los días que llevas con mercancía si son menos: una tienda que abrió hace una semana no se mide como si llevara un mes.

Tu mercancía

Solo en una tienda multimarca que también vende cosas suyas. Junta en una pestaña lo que una tienda de reventa ve en varias: la ganancia, el costo y el margen de lo que compraste para revender, sus productos con más y menos margen y su inventario, aparte de lo de las marcas.

Marcas

En una tienda multimarca: Lo que le toca a cada marca, su parte de lo vendido ya neta de comisión de tarjeta y consignación (pagada o no), con un selector para verlo por mes o por semana; Lo que te deja cada marca (renta, consignación y mercancía propia), con una barra por marca que suma esas partes y termina en la misma cifra de la tabla (los descuentos que pagó la tienda quedan a la izquierda del cero); y quién pagó los descuentos de los cupones. El enlace Salud de las marcas abre el tablero de cuáles venden y cuáles no.

Con marcas elegidas en el filtro, al final aparece el reporte de cada una.

Ventas

Cómo se vendió a lo largo del periodo: la gráfica de ventas por día (o por semana en rangos largos) contra el periodo anterior, el desglose por método de pago, el mapa de calor de horas y días con más venta y las ventas por categoría. Si vendes o aceptas tarjetas de regalo, aquí están las vendidas, las canjeadas y el saldo que sigue pendiente hoy. En una tienda sin pestaña Marcas, el reporte de cada proveedor elegido en el filtro aparece aquí.

Órdenes

Cada venta del periodo, con pestañas por método de pago. Con marcas filtradas, cada orden muestra solo la parte de esas marcas.

Devoluciones

Lo que regresó en el periodo: cuánto se reembolsó, cuántas devoluciones y piezas, qué parte de lo vendido regresó, por qué método se devolvió el dinero y los productos que más regresan. Ve Devoluciones.

Qué significa cada número

Cada cifra se llama igual en todas las pantallas, en los archivos que descargas y en las respuestas del Agente:

• Ventas — lo que pagaron tus clientes por la mercancía, ya con su descuento. Las tarjetas de regalo vendidas no cuentan hasta que se gastan.
• Costo de lo vendido — lo que te costaron las piezas vendidas que tienen costo capturado.
• Margen — ventas menos descuento menos costo. Su porcentaje es sobre lo que vendieron esas piezas.
• Markup — el margen sobre el costo: cuánto le subiste a lo que pagaste.
• Ganancia — el margen menos la Comisión de tarjeta. Es antes de tus gastos: no resta el local, los sueldos ni la luz.
• Ganancia de la tienda — en una tienda multimarca, lo que se queda la tienda: renta, consignación y la ganancia de tu mercancía, menos los descuentos que pagaste.
• Comisión de tarjeta — lo que cobra tu terminal por las ventas con tarjeta, con su impuesto (el IVA en México). Nunca se le cobra al cliente.
• Consignación — el porcentaje que se queda tu tienda de cada venta de una marca.
• Renta — la renta mensual completa de cada marca, en el periodo que contiene el día 1 del mes.
• Para las marcas — lo que se les debe de una venta: ventas menos descuento, comisión de tarjeta y consignación.
• Neto — en una venta de tu mercancía, lo que te queda después del descuento y la comisión de tarjeta, antes del costo.
• Margen por pieza — en la ficha de un producto, precio menos costo: lo que esperas ganar en cada pieza, no lo que ya ganaste.
• Valor a costo y Valor a precio — tu existencia valuada a lo que te costó y a lo que la vendes.

Costo, margen, markup y ganancia solo se calculan sobre tu mercancía con costo capturado. El costo de un producto a consignación es asunto de la marca y no entra en ninguna cifra. Cuando a parte de lo vendido le falta el costo, la pantalla dice sobre cuánto se calculó (“sobre el 80 % de las ventas”) en lugar de adivinarlo.

Estas cifras de dinero (reportes, costos, márgenes, lo que se les paga a las marcas) solo las ven los administradores y quien tiene el permiso Reportes y números, que solo mira: registrar un pago a una marca es de administradores. El resto del equipo ve precios, existencias y sus propias ventas. Ve Tu equipo, accesos e invitaciones.

El reporte por marca

Abre la pestaña Marcas de los reportes y pulsa el nombre de una marca, o entra a la marca y pulsa Reportes en su encabezado. Ahí ves, producto por producto y orden por orden, lo que vendió en el corte. Cada línea muestra:

• Precio y cantidad vendida.
• El descuento que absorbió, si hubo cupones.
• La comisión de tarjeta que le corresponde, si esa venta se cobró con tarjeta.
• La consignación, tu propia comisión sobre esa marca, si le pusiste un porcentaje.
• El total a liquidar de esa línea.

Al final está el stock de la marca al cierre del periodo y un campo de Notas internas de la marca que solo ve tu equipo.

Cómo se calcula la liquidación

Para cada producto vendido:

total a liquidar = (precio × cantidad) − descuento prorrateado − comisión de tarjeta − consignación

• La comisión de tarjeta solo aplica a la parte de la venta que se pagó con tarjeta e incluye el impuesto de tu país sobre ella: en México, si tu terminal cobra 3.5 % y el IVA es 16 %, se descuenta 3.5 % × 1.16 = 4.06 % sobre el monto ya con descuento. Ambos porcentajes se ajustan en Comisiones e impuestos.
• La consignación es el porcentaje Consignación (%) de la ficha de la marca, calculado sobre el valor de la línea ya con su descuento. Si la marca tiene 0, no se descuenta nada y la columna no aparece.
• Los cupones los absorbe la marca, salvo que al crear el cupón hayas elegido que lo absorbe la tienda: entonces a la marca se le paga como si no hubiera habido descuento. Ve Cupones de descuento.
• Las tarjetas de regalo vendidas no son ventas de ninguna marca; cuando el cliente la gasta, esa compra sí cuenta para la marca y no paga comisión de tarjeta. Ve Tarjetas de regalo.
• Las ventas anuladas no aparecen en ningún reporte. Los apartados cuentan hasta que el cliente liquida el saldo.

Marcar como pagado

Cuando le pagas a una marca, registra el pago en el mismo lugar donde viste el monto:

1. Abre el reporte de la marca en el periodo que le vas a pagar.
2. Pulsa Marcar como pagado (o Registrar pago en el menú ···, si aún no le has registrado ninguno). Verás el periodo, cuántas órdenes entran y el Monto a pagar exacto.
3. Si la marca paga renta, marca Descontar la renta y verás cuánto se entrega después de descontarla.
4. Elige el Método de pago y anota una Referencia (el folio de la transferencia, por ejemplo) y Notas si hace falta.
5. Pulsa Confirmar pago.

Al confirmar:

• Se guarda una liquidación con la copia exacta de esas ventas y montos.
• Esas ventas quedan congeladas: ya no se pueden anular ni editar; solo las notas y el cliente de la orden siguen abiertos.
• Si después entra una venta con fecha dentro de un periodo ya pagado, aparece como Pendiente y la pagas en la siguiente liquidación.
• Si la renta supera las ventas, no se entrega nada y la diferencia queda pendiente: la siguiente liquidación de esa marca la descuenta y lo dice en el modal (“La marca debe … de la liquidación anterior”).

El historial está en la pestaña Liquidaciones de cada marca y en Liquidaciones, en el menú lateral.

Los pagos empiezan con el primero

Si nunca le has registrado un pago a una marca en Atiéndalo (porque le pagas por fuera, o porque apenas empiezas), nada de lo que vende aparece como Pendiente: su reporte muestra sus ventas y lo que le toca, el pago queda en Registrar pago del menú ···, y en su portal ve sus ventas e inventario, sin “Por cobrar” ni próximo pago. Así una tienda con años de ventas no ve años de deuda que en realidad ya pagó.

Cuando registras su primer pago, la marca empieza a llevar cuentas: desde el inicio de ese periodo, lo que no le hayas pagado es Pendiente aquí y Por cobrar en su portal, y aparecen su pestaña Liquidaciones y sus Pagos en el portal. Lo vendido antes de ese periodo sigue ahí y lo puedes pagar con Registrar pago si hace falta; si pagas un periodo anterior, las cuentas empiezan desde ese periodo. Si deshaces su única liquidación, vuelve a estar como antes del primer pago.

Deshacer una liquidación

Si te equivocaste de periodo o de monto, abre la liquidación y pulsa Deshacer. Sus ventas vuelven a quedar pendientes de pago y puedes marcarla otra vez. Solo se puede deshacer la última liquidación de esa marca, y solo mientras ninguna de sus ventas haya tenido una devolución.

Estado de cuenta

Cada liquidación se abre como estado de cuenta. Imprimir abre un PDF tamaño carta con el número de la liquidación, el periodo y la fecha de pago: cómo se llegó al monto pagado (ventas, descuentos, comisión de tarjeta, consignación, lo de la marca, renta y saldo anterior, y lo que pasa a la siguiente si la renta no alcanzó), la forma de pago y la referencia, las ventas por método de pago, sus productos y cada línea pagada agrupada por día, con las devoluciones en negativo. Descargar Excel baja lo mismo en XLSX con celdas numéricas. La marca puede bajar el mismo PDF desde su portal.

Para hacérselo llegar:

• Ponle un Correo de la marca en su ficha y, desde su reporte, pulsa Enviar por correo: le llega el corte que estás viendo, y sus respuestas te llegan a ti.
• Si una marca corta distinto que tu tienda (por ejemplo, semanal en una tienda mensual), ajusta Corte en su ficha: su reporte, su estado de cuenta y sus liquidaciones siguen ese ritmo.
• El Portal de la marca (en su página, dentro de Marcas) le deja ver sus ventas, su inventario y sus pagos cuando quiera: entra con su correo, sin contraseña, y lo cierras cuando quieras. Ve Marcas y proveedores.

Descargar los reportes

Tanto el reporte general como el de cada marca se descargan desde el menú [···] del encabezado, en XLSX y en CSV.

• El XLSX del reporte general trae una hoja por bloque de la pantalla: Resumen (ventas, descuentos, comisiones, consignación, costo, margen, tarjetas de regalo y la ganancia con sus partes), Marcas (lo que le debes a cada marca), Órdenes (una fila por venta) y Devoluciones, que solo aparece si hubo alguna en el periodo.
• El CSV del reporte general es la tabla de órdenes sola, para pegarla en tu propia hoja de cálculo.
• El XLSX y el CSV de una marca traen sus líneas vendidas con las mismas columnas del estado de cuenta, para que veas los mismos números antes y después de pagarle.
• Imprimir reporte, en el menú del reporte de una marca (bajo Ventas del periodo, junto a Excel y CSV), abre un PDF tamaño carta con sus ventas del periodo: el resumen (ventas, piezas, órdenes, descuentos, comisión de tarjeta, consignación y el total), las ventas por método de pago, sus productos más vendidos y cada línea vendida agrupada por día, con las devoluciones como líneas en negativo. Solo habla de ventas, no de pagos, así que puedes entregárselo a la marca. En tu mercancía propia trae costo, margen y ganancia.
• Bajo Inventario (o Inventario de la marca), en el mismo menú, Imprimir inventario, Excel y CSV bajan tu inventario como está hoy, no el del periodo: una fila por producto activo (también los que tienen existencia 0) con SID, SKU, código de barras, marca, categoría, existencia, precio y su valor a precio; en tu mercancía propia también el costo, el valor a costo y el margen por pieza. Si filtraste marcas, trae solo esas. El XLSX cierra con los totales, que son los mismos de las tarjetas de Todos los productos: lo que está en negativo no suma. Solo lo ven los administradores y quien tiene el permiso Reportes y números.

Los montos van como números, no como texto, así que puedes sumarlos directamente. Las devoluciones aparecen marcadas como tal en la columna Tipo.

Periodos y zona horaria

El selector de periodo sigue la configuración de tu tienda (semana o mes, en Configuración general), y cada marca puede tener su propio corte. Los días, semanas y meses siguen la zona horaria de tu tienda, no la del dispositivo de cada usuario, para que todos vean los mismos cortes.

El panel de hoy

Hoy muestra el día en curso en vivo: ventas contra ayer y contra la semana pasada, la Ganancia de hoy en una tienda de mercancía propia (en una multimarca, lo que gana la tienda es sobre todo la renta, que es mensual: está en Reportes), ventas por hora, productos y marcas más vendidos, los productos con poco stock y el estado de la caja. Es la página de inicio de una tienda ya configurada.

Qué puede salir mal

• Una venta no aparece en el reporte. Solo cuentan las ventas completadas: revisa que no esté anulada ni apartada, y que su fecha caiga dentro del periodo elegido (en la zona horaria de la tienda).
• El total de la marca no cuadra con lo que sumo a mano. Resta el descuento prorrateado, la comisión de la parte pagada con tarjeta (con su impuesto) y la consignación, línea por línea. El XLSX de la marca trae cada columna para que lo compruebes.
• Cambié la comisión y el reporte de un mes pasado no cambió. Es a propósito: cada venta guarda los porcentajes del momento en que se cobró. La nueva comisión aplica a las ventas nuevas.
• La ganancia de la tienda incluye una renta que no he cobrado. Es a propósito: muestra lo acordado con cada marca activa en ese periodo, cobrado o no. Si una marca ya no paga renta, pon su Renta mensual en 0; si se fue, desactívala.
• Mi ganancia es menor que mis ventas menos el costo. También se resta la comisión de tarjeta, y solo cuentan los productos con costo: revisa el aviso de piezas sin costo en la sección.
• No puedo anular una orden. Si sus líneas ya están en una liquidación, quedan congeladas. Haz una devolución: la diferencia se descuenta en la siguiente liquidación de la marca.
• No aparece Deshacer en una liquidación. Solo la última liquidación de cada marca se puede deshacer, y no si alguna de sus ventas tuvo devolución.
• La marca no recibió su estado de cuenta. No sale solo: mándalo con Enviar por correo desde su reporte, y revisa que tenga Correo de la marca en su ficha.

¿Todavía decides si Atiéndalo es para tu tienda? La página de Consignación y liquidaciones cuenta el reparto con un ejemplo, y la calculadora de consignación deja probar tus propios números.