Qué acordar con una marca antes de recibir su mercancía

Casi todos los pleitos entre una tienda multimarca y una marca empiezan igual: algo pasó que nadie había hablado. Un cupón que la marca no autorizó, una pieza que se perdió, una renta que se cobró en un mes sin ventas, un retiro de mercancía que la tienda no esperaba. Ninguno de esos casos es raro, y todos se resuelven en cinco minutos si están acordados antes de que la marca deje su primera pieza.

Esta guía es una lista de lo que conviene acordar, con las preguntas que tiene que contestar cada punto. No es asesoría legal ni fiscal. Si vas a firmar un contrato formal, pide que lo revise un abogado; aquí solo se trata de que los dos sepan qué esperar.

1. Cuánto se queda la tienda

• ¿Comisión, renta o las dos? Y de cuánto cada una.
• ¿Sobre qué se calcula la comisión? Lo más fácil de explicar es sobre lo que pagó el cliente, ya con descuento.
• ¿La renta se cobra aunque no haya ventas? Si sí, ¿qué pasa cuando la renta es mayor que lo vendido: se cobra la diferencia o se carga al siguiente periodo?
• ¿La renta es por mes o por corte? Si pagas cada semana, di si la renta se descuenta en cada corte o solo en uno al mes.

Cómo elegir los números está en Cuánto cobrarle de comisión a una marca en tu tienda.

2. Descuentos y comisión de la terminal

• ¿La tienda puede poner piezas de la marca en promoción? ¿Con qué tope, y hay que avisarle antes?
• ¿Quién absorbe cada descuento? Una regla sencilla: si la promoción fue idea de la marca, la absorbe la marca; si fue de la tienda, la tienda.
• ¿Quién paga la comisión de la terminal? Lo habitual es descontarla de la parte de la marca, solo en las ventas cobradas con tarjeta. Escribe el porcentaje y si incluye el IVA de la comisión, para que la marca pueda comprobar la cuenta.

3. Precios

• ¿Quién pone el precio? Normalmente la marca, porque es su producto.
• ¿Se puede cambiar un precio en el mostrador? Por ejemplo, para un regateo o una pieza con un detalle. Si sí, ¿quién lo autoriza y quién absorbe la diferencia?
• ¿Cómo se avisa un cambio de precio? Y desde cuándo aplica: lo sano es que un precio nuevo afecte las ventas nuevas, no las que ya se hicieron.

4. Cortes y pagos

• ¿Cada cuánto se liquida? Semanal, quincenal, mensual.
• ¿Qué día es el corte y qué día se paga? Dos fechas fijas.
• ¿Cómo se paga? Transferencia, efectivo, a qué cuenta y a nombre de quién.
• ¿Qué recibe la marca con cada pago? Un estado de cuenta con sus ventas, los descuentos, la comisión de terminal, la de la tienda y la renta.
• ¿Cómo se maneja una devolución de algo que ya se pagó? Lo más limpio: se descuenta en el siguiente pago lo que la marca recibió por esa pieza.

El detalle de cómo armar cada liquidación está en Cómo liquidar a tus marcas cada periodo sin discusiones.

5. Cómo entra la mercancía

• ¿Quién cuenta las piezas al recibirlas? Idealmente las dos partes, en el momento, con un documento de entrada que la marca se lleve.
• ¿Quién etiqueta? Si la tienda imprime sus propias etiquetas con código de barras, la marca no tiene que hacerlo; si la marca trae las suyas, acuerda el formato para que el lector de la tienda las lea.
• ¿Cuántas piezas y de qué tipo? Un mínimo para que el espacio se vea lleno, un máximo para que quepan, y si la marca puede resurtir cuando quiera o tiene que avisar.
• ¿Se hacen conteos físicos? Cada cuánto se revisa que lo que hay en el anaquel coincida con lo registrado, y si la marca puede estar presente.

6. Piezas dañadas, perdidas o robadas

Es el punto que más se evita y el que más discusiones causa.

• Una pieza que llega dañada se anota en la entrada y no se recibe, o se recibe con la nota.
• Una pieza que se daña en la tienda: ¿quién la absorbe? ¿Depende de si fue en el mostrador o en el probador?
• Una pieza que falta en un conteo: ¿la tienda la paga a precio de venta, a lo que le habría tocado a la marca, o se reparte la pérdida?
• Una devolución de un cliente con la pieza dañada: ¿regresa a la marca o se da de baja?

No hay una respuesta correcta. Lo que importa es que exista una, escrita, antes del primer caso.

7. Cuánto tiempo se quedan las piezas

• ¿Hay un plazo de exhibición? Por ejemplo, las piezas que no se vendan en cierto tiempo se retiran o se rotan.
• ¿Quién decide retirar piezas que no rotan? ¿La tienda puede pedirlo? ¿Con cuánto aviso?
• ¿Cómo recoge la marca lo que no se vendió? En qué horario, con qué aviso y con un documento de salida que firme de recibido.

8. Cómo termina la relación

• ¿Cuánto dura el acuerdo? Con fecha de fin o indefinido hasta que alguien avise.
• ¿Con cuánto aviso se puede terminar? De cualquiera de los dos lados.
• ¿Qué pasa al terminar? Se cuenta lo que queda, la marca lo recoge contra un documento firmado, se paga el último corte con cualquier saldo pendiente y se cierra.

9. Lo que la marca puede ver

• ¿Cómo consulta la marca sus ventas y su stock? ¿Solo con el estado de cuenta, o también durante el periodo?
• ¿Quién es el contacto de cada lado? Una persona, un teléfono, un correo.

Una marca que puede ver sus números sin preguntar confía más rápido, y a ti te ahorra mensajes.

Déjalo por escrito

No necesitas un contrato largo para empezar: una hoja con las respuestas a esta lista, firmada o aceptada por correo por las dos partes, ya evita la mayoría de las discusiones. Revísala con cada marca cuando cambie algo importante, como el porcentaje o la renta. Y si quieres un contrato formal, que lo revise un abogado.

Cómo lo guarda Atiéndalo

En Atiéndalo las condiciones de cada marca viven en su ficha: Consignación (%), Renta mensual, Corte propio y Fin de contrato, con un aviso en la lista de marcas 30 días antes de que venza. Al crear un cupón eliges si el descuento lo absorbe la marca o la tienda. Cada entrada de mercancía queda registrada y se imprime, las etiquetas con código de barras salen de la tienda, los conteos físicos se hacen escaneando y la devolución de mercancía a la marca genera un documento con líneas de firma. Si ya usas Atiéndalo, Marcas y proveedores explica cada campo.

Lo que la marca ve por su cuenta, sus ventas, su stock y sus estados de cuenta, está en la página del Portal de marcas.