Cómo liquidar a tus marcas cada periodo sin discusiones

Liquidar es pagarle a cada marca lo que vendió en un periodo, menos lo que le toca a la tienda. En una tienda multimarca es el momento en que se pone a prueba todo lo demás: si las ventas se registraron bien, si los descuentos se aplicaron a quien tocaba, si la renta se cobró. Una buena liquidación es aburrida: la marca recibe un número, lo revisa en dos minutos y no tiene preguntas.

Esta guía supone que ya acordaste cuánto cobrarle a cada marca. Si todavía no, empieza por Cuánto cobrarle de comisión a una marca en tu tienda.

Elige un ritmo: semanal o mensual

La decisión más básica es cada cuánto pagas.

• Mensual es lo más común cuando las marcas pagan renta mensual: un corte, una renta, un pago. Te da menos trabajo administrativo, pero la marca espera más por su dinero.
• Semanal le da flujo a marcas chicas que dependen de lo que venden para resurtir. Es más trabajo para ti, y si cobras renta tienes que decidir si la descuentas cada semana o solo en una.

No todas las marcas tienen que ir al mismo ritmo. Una marca con mucha rotación puede preferir cortes semanales y otra con piezas caras puede estar bien con uno al mes. Lo que sí conviene es que cada marca tenga un ritmo fijo y lo conozca.

Dónde cortar

Un corte es una fecha: todo lo vendido hasta el último minuto de ese día entra, lo del día siguiente es del próximo periodo. Tres reglas lo hacen predecible:

1. Corta por fecha de venta, no por fecha de captura. Si una venta se registró tarde, pertenece al día en que se hizo. Si ese periodo ya se pagó, esa venta queda pendiente y entra en la siguiente liquidación.
2. Solo cuentan las ventas cerradas. Un apartado que el cliente no ha terminado de pagar no es una venta todavía; una venta cancelada no cuenta nunca.
3. Paga en un día fijo después del corte. Dales a las marcas una fecha que puedan esperar, y cúmplela.

Qué lleva un estado de cuenta

El estado de cuenta es la explicación del pago. Tiene que partir de las ventas y llegar al monto final restando cada concepto a la vista, para que la marca pueda comprobar la resta. Un ejemplo mensual con números inventados, para una marca que deja 20 % de consignación y paga $1,000 de renta:

Concepto	Monto
Ventas del mes (4 piezas a precio de lista)	$2,700.00
Descuento de un cupón que absorbe la marca	−$60.00
Comisión de terminal, solo en lo cobrado con tarjeta ($1,740 × 4.06 %)	−$70.64
Consignación de la tienda: 20 % sobre $2,640	−$528.00
Devolución de una pieza que ya se le había pagado	−$240.00
Renta del mes	−$1,000.00
Saldo pendiente del periodo anterior	$0.00
A pagar	$801.36

Detrás de cada renglón debe estar el detalle: qué pieza se vendió, qué día, a qué precio, con qué forma de pago. Tres cosas que conviene revisar antes de mandarlo:

• La comisión de terminal va solo sobre lo que se cobró con tarjeta, e incluye el IVA de la comisión (3.5 % × 1.16 = 4.06 % en el ejemplo). En efectivo no hay nada que descontar. Se calcula venta por venta: $540 × 4.06 % = $21.92 y $1,200 × 4.06 % = $48.72.
• Tu comisión va sobre el precio ya con descuento. La tienda cobra sobre lo que de verdad entró: $2,700 − $60 = $2,640.
• Un descuento que decidió la tienda lo absorbe la tienda. Si el cupón fue promoción tuya, a la marca se le paga como si no hubiera habido descuento.

Devoluciones después de pagar

Un cliente regresa una pieza que ya le liquidaste a la marca. No reabras el periodo pagado ni le pidas el dinero de regreso: descuéntalo en la siguiente liquidación. El monto a descontar no es el precio de la pieza, es lo que la marca recibió por ella. En el ejemplo, la pieza se vendió en $300 en efectivo, la tienda se quedó el 20 % y la marca recibió $240; eso es lo que se resta.

Si la devolución llega antes de pagar, es más fácil: la venta simplemente se corrige y el periodo sale con una pieza menos.

Cuando la renta es mayor que las ventas

Pasa en cualquier tienda: una marca vendió poco y su renta supera lo que se le debe. Hay dos salidas, cobrarle la diferencia o cargarla al siguiente periodo. Cargarla es lo más sencillo para las dos partes, y la regla que la hace funcionar es una: el pago nunca es negativo.

Siguiendo el ejemplo, supón que al mes siguiente la marca vende poco:

	Mes flojo	Mes siguiente
Lo que se le debe por ventas	$700.00	$1,500.00
Renta	−$1,000.00	−$1,000.00
Saldo del periodo anterior	$0.00	−$300.00
A pagar	$0.00	$200.00
Saldo que pasa al siguiente	$300.00	$0.00

En el mes flojo no le pagas nada y el estado de cuenta dice claramente que quedan $300 pendientes. El mes siguiente se descuentan primero. La marca nunca recibe una factura sorpresa y tú nunca pierdes la renta.

Paga y deja el rastro

Cuando transfieras, guarda la referencia del pago (el folio de la transferencia o el número de recibo si fue en efectivo) junto al estado de cuenta. Ese dato cierra cualquier conversación de “no me llegó”.

Después de pagar, ese periodo se congela. Si una venta de ese periodo resulta mal capturada, no la edites: corrige con una devolución o un ajuste que entre en el siguiente corte. Así el estado de cuenta que la marca ya tiene sigue siendo verdad.

Manda el estado de cuenta

Mándale a cada marca su estado de cuenta en cuanto le pagues, por el medio que ya usan para hablar. Mejor aún si la marca puede consultar sus ventas y su stock durante el periodo: llega al día de pago sabiendo más o menos cuánto le toca.

Cómo lo hace Atiéndalo

En Atiéndalo cada marca tiene su propio Corte (semanal o mensual, o el de la tienda), y el reporte de la marca en ese periodo ya trae cada línea con su descuento, su comisión de tarjeta y su consignación, congelados al momento de cobrar. Marcar como pagado guarda la liquidación con la forma de pago y la referencia, ofrece descontar la renta y, si la renta supera lo vendido, deja el pago en cero y pasa la diferencia a la siguiente liquidación. Una devolución de algo ya pagado genera un ajuste que se resta solo en el próximo corte. El estado de cuenta se imprime, se descarga en XLSX y se manda por correo desde el reporte.

La página de Consignación y liquidaciones muestra el recorrido completo. Si ya usas Atiéndalo, Reportes y liquidaciones y Devoluciones explican cada paso.