Consignación en tiendas multimarca, bazares y concept stores

Una tienda multimarca, un bazar permanente o una concept store casi nunca compra lo que vende. Las marcas dejan su mercancía, la tienda la exhibe y la cobra, y cada cierto tiempo le paga a cada marca lo que vendió menos lo que le toca a la tienda. Eso es la consignación: la pieza está en tu anaquel, pero no es tuya hasta que alguien la compra, y aun entonces la mayor parte del dinero tampoco es tuyo.

Suena simple, y lo es mientras tienes tres marcas y un cuaderno. Con quince marcas, cientos de piezas y dos personas cobrando en el mostrador, la consignación se vuelve un problema de registro: de quién es cada pieza, cuánto se vendió de cada quien y cuánto hay que pagar.

De quién es la mercancía

En consignación, la mercancía sigue siendo de la marca mientras está en tu tienda. Eso tiene tres consecuencias prácticas:

• Lo que no se vende regresa. La marca puede pedir sus piezas de vuelta, y tú puedes devolverle lo que no rota. Tu inventario no es un activo que compraste: es un préstamo que tienes que poder contar.
• Tienes que saber qué entró. Cada vez que una marca te deja piezas, alguien tiene que anotar qué dejó y cuántas. Si ese registro falla, el día que la marca pregunte “¿cuántas de mis velas te quedan?” no vas a tener una respuesta que los dos acepten.
• Lo que se pierde tiene dueño. Si una pieza desaparece o se daña en tu tienda, hay que decidir quién la absorbe. Eso se acuerda antes, no cuando pasa (Qué acordar con una marca antes de recibir su mercancía tiene la lista de lo que conviene pactar).

Cómo se reparte el dinero de una venta

Cuando el cliente paga, el dinero entra a tu caja o a tu cuenta, pero no todo es tuyo. Un solo ticket puede traer piezas de varias marcas, y cada una se reparte por separado. Un ejemplo con números inventados, un cliente que paga en efectivo:

Pieza	Marca	Precio	Comisión de la tienda	Para la marca
Vela de soya	Marca A (25 %)	$350.00	$87.50	$262.50
Aretes de plata	Marca B (20 %)	$500.00	$100.00	$400.00
Total del ticket		$850.00	$187.50	$662.50

De los $850 que entraron, $187.50 son de la tienda y $662.50 se le deben a dos marcas distintas. Si ese cliente hubiera pagado con tarjeta, la comisión de la terminal saldría de la parte de cada marca, y si hubiera usado un cupón, alguien tendría que absorber el descuento. Esas reglas cambian el último número de cada renglón, y por eso se escriben antes de abrir.

La consecuencia es incómoda pero importante: el dinero de tu caja al final del día no es tu ganancia. Buena parte es de las marcas, y lo vas a pagar al cierre del periodo.

Tres formas de cobrarle a una marca

Hay tres esquemas, y la mayoría de las tiendas usa alguno de ellos o los combina marca por marca:

• Comisión por venta. La tienda se queda con un porcentaje de lo que vende cada marca.
• Renta de espacio. La marca paga una cantidad fija por su rack, repisa o vitrina y se lleva lo que vende.
• Mixto. Una renta más baja y una comisión más baja.

Cuál conviene y cómo hacer la cuenta con una venta real, incluida la comisión de la terminal, está en Cuánto cobrarle de comisión a una marca en tu tienda.

Qué sale mal sin un sistema

La consignación funciona en papel mientras nadie se equivoca. Los problemas típicos aparecen conforme crece la tienda:

Stock de nadie. Una pieza se vende, pero en la libreta no dice de qué marca era, o dos marcas tienen productos parecidos y nadie sabe cuál salió. Al cierre, sobra dinero de una y falta de otra.

Liquidaciones en hoja de cálculo. Alguien pasa las ventas del mes a Excel, filtra por marca, resta comisiones y manda el total. Funciona hasta que una venta se capturó dos veces, un cupón se aplicó a medias o la fórmula de la comisión bancaria quedó mal en una columna. Cada error se descubre cuando la marca ya recibió su pago.

Números que la marca no puede comprobar. La marca recibe una cifra y tiene que creerla. Si no ve qué se vendió, cuándo y a qué precio, cualquier diferencia se vuelve una discusión de confianza, no de datos.

Devoluciones después del pago. Un cliente regresa una pieza que ya le pagaste a la marca. Si no queda registrado, o le pagas dos veces o te comes la devolución.

El mes flojo. La marca paga renta, pero vendió menos que la renta. Sin una regla clara, cada mes flojo se negocia de nuevo.

Qué quiere ver una marca

Del otro lado, una marca que deja su mercancía en consignación quiere saber tres cosas, y las quiere sin tener que preguntarte:

1. Qué vendió. Qué piezas, cuántas, a qué precio y con qué descuentos, en el periodo que le vas a pagar.
2. Qué le queda. Cuántas piezas siguen en tu tienda, para saber cuándo resurtir y cuánto tiene inmovilizado.
3. Cuánto le vas a pagar y por qué. Un estado de cuenta que parta de sus ventas y llegue al monto final restando cada concepto a la vista: descuentos, comisión de terminal, tu comisión, renta y cualquier saldo pendiente.

Una tienda que entrega esas tres cosas sin que se las pidan tiene menos llamadas el día de pago y le cuesta menos convencer a una marca nueva. Cómo armar ese estado de cuenta y qué hacer con devoluciones y rentas mayores que las ventas está en Cómo liquidar a tus marcas cada periodo sin discusiones.

Lo mínimo para que funcione

Tengas o no un sistema, una tienda en consignación necesita:

• Cada pieza ligada a su marca desde que entra, con una etiqueta que lo identifique en el mostrador.
• Un registro de cada entrada y cada salida de mercancía, con fecha y cantidades.
• Las condiciones de cada marca por escrito: porcentaje, renta, quién absorbe descuentos y comisión bancaria, cada cuánto se paga.
• Un corte con fecha fija y un estado de cuenta por marca en cada corte.
• Una forma de que la marca vea sus números sin depender de que tú le mandes una captura.

Cómo lo resuelve Atiéndalo

Atiéndalo es un punto de venta hecho para este modelo. Cada producto pertenece a una marca y lleva su código de barras; cada entrada de mercancía queda registrada; cada venta guarda en el momento de cobrarla el descuento, la comisión de la terminal y el porcentaje de la marca, así que el reporte del periodo ya trae lo que le toca a cada una. La página de Consignación y liquidaciones muestra cómo se ve una liquidación.

Para las marcas, el Portal de marcas es un portal de solo lectura, al que cada una entra con su correo, donde ve sus ventas del periodo, su stock y sus estados de cuenta, sin entrar a tu cuenta ni ver nada de otras marcas. Si ya usas Atiéndalo, Marcas y proveedores explica cómo dar de alta a una marca con sus condiciones.