Cómo hacer un inventario físico en tu tienda

Un inventario físico es contar lo que de verdad hay en tu tienda y compararlo con lo que tu sistema cree que hay. Siempre hay diferencias: piezas que se vendieron sin registrar, entradas que nadie capturó, una prenda que se fue en una bolsa ajena. El conteo no las elimina; te dice dónde están para que el stock vuelva a ser confiable y para que, en una tienda con marcas en consignación, la liquidación de cada una salga sobre números reales.

Para qué sirve contar

• Para que el stock del sistema valga algo. Si el sistema dice que hay tres y en el anaquel hay una, vas a prometer piezas que no tienes y a pedir reposición de lo que sí hay.
• Para encontrar fugas. Un faltante que se repite en la misma marca, el mismo espacio o el mismo turno es información.
• Para rendirle cuentas a cada marca. En consignación la mercancía no es tuya. Cuando una marca pregunta cuántas piezas suyas quedan, la respuesta tiene que salir de un conteo, no de una estimación.
• Para cerrar con una marca que se va. Antes de devolverle lo que queda, se cuenta.

Conteo completo o conteos por partes

Conteo completo. Toda la tienda de una vez, normalmente con la tienda cerrada. Da una foto limpia de un momento, pero cuesta horas de trabajo, obliga a no vender mientras dura y por eso se hace pocas veces al año.

Conteos cíclicos. Se cuenta una parte cada vez (una marca, un rack, una categoría) en un calendario que cubra toda la tienda en unas semanas. Cada conteo es corto, se puede hacer con la tienda abierta, y los errores se detectan antes porque nada pasa meses sin revisarse.

	Conteo completo	Conteos cíclicos
Duración de cada conteo	Horas	Minutos
¿Hay que cerrar?	Casi siempre	No
Frecuencia	Pocas veces al año	Continua
Cuándo se detecta un error	En el siguiente conteo completo	En semanas

En una tienda multimarca la unidad natural del conteo cíclico es la marca. Cada marca tiene su espacio, su mercancía y su propia liquidación, así que contar por marca coincide con la forma en que después le rindes cuentas. Se puede contar una marca mientras la caja sigue vendiendo las demás.

Antes de empezar: congela lo esperado

La regla más importante de un conteo es fijar, al empezar, cuánto se esperaba encontrar de cada producto. Si el número esperado se mueve mientras cuentas (porque se vendió una pieza, o porque alguien capturó una entrada), la comparación deja de tener sentido: ya no sabes si la diferencia es del conteo o de lo que pasó durante el conteo.

Con una lista congelada, si durante el conteo se vende una pieza que ya contaste, el faltante que aparezca se explica solo con esa venta. Incluye en la lista los productos que el sistema tiene en cero: si encuentras piezas de algo que “no hay”, eso es un sobrante que también hay que registrar.

Escanear o contar a mano

A mano, con una hoja y un lápiz, funciona para pocas piezas, pero se equivoca en lo que más cuesta: confundir dos productos parecidos, saltarse un renglón o sumar mal al final.

Escaneando, cada pieza física se lee una vez y el sistema acumula. La persona que cuenta no escribe nada y no tiene que distinguir a simple vista dos tallas del mismo modelo. Es más rápido y los errores que quedan son de otro tipo: piezas que no se escanearon o que se escanearon dos veces.

Unas prácticas que ayudan, cuentes como cuentes:

1. Una persona cuenta y otra acomoda. Quien escanea no mueve mercancía; quien la mueve la pasa por delante del lector.
2. Cuenta en orden físico, de un extremo a otro del espacio, no por producto.
3. Separa lo contado de lo que falta contar, aunque sea con una tarjeta.
4. No uses coincidencias parciales. Si el sistema acepta “cam” como búsqueda, puede contar una camisa donde había una camiseta.
5. Guarda el avance si el conteo es largo, para no perderlo si se cierra la pantalla.

Qué hacer con las diferencias

Al terminar vas a tener tres grupos: productos que coinciden, productos con diferencia y productos que no se encontraron. Antes de ajustar nada, clasifica las diferencias.

• Error de conteo. La causa más frecuente. Una caja que no se abrió, un rack que se quedó sin revisar, una pieza escaneada dos veces. Vuelve a contar solo esos productos antes de concluir nada.
• Entrada sin registrar. Sobra mercancía porque la marca dejó piezas y nadie las capturó. La corrección es registrar la entrada, no inventar un sobrante.
• Venta sin registrar o pieza perdida. Falta mercancía y no hay explicación. Es la que más duele, y en consignación hay que acordar con la marca quién la absorbe.
• Producto mal identificado. Sobra de un modelo y falta del otro, por la misma cantidad. Probablemente se vendió uno con el código del otro.

Los productos que no se escanearon no significan que no existan. Si contaste solo una parte del espacio, no los ajustes a cero.

Ajusta con un registro, no a mano

Cuando las diferencias están explicadas, el stock se corrige. Lo que no conviene es editar el número del producto directamente: un número que cambió sin documento es un número que nadie va a poder explicar dentro de tres meses.

El ajuste debe quedar como un movimiento con fecha, motivo, quién lo hizo y la cantidad por producto, igual que una entrada de mercancía pero marcada como ajuste por conteo. Así, cuando una marca pregunte por qué bajó su stock, el historial lo responde. Y un conteo se aplica una sola vez: aplicarlo dos veces duplica el ajuste.

Cada cuánto contar

No hay una frecuencia correcta para todas las tiendas. Un criterio práctico:

• Las marcas que más venden o tienen piezas de más valor, más seguido.
• Cualquier marca antes de liquidarle un periodo largo o antes de que se retire.
• Toda la tienda, al menos una vez en un ciclo que tú definas, aunque sea en partes.
• Una marca que acaba de dar una diferencia grande, en el siguiente ciclo, para ver si se repite.

Contar en Atiéndalo

En Atiéndalo un inventario físico es una revisión de inventario por marca. Al iniciarla se congela la lista de productos activos de la marca con su stock esperado, incluidos los que están en cero, y esa foto ya no se sincroniza. Se cuenta escaneando con lector o con la cámara del celular, o tecleando el código; solo se aceptan coincidencias exactas de código de barras, SID o nombre. El avance se guarda en el servidor y se puede seguir en otro dispositivo. El equipo de mostrador puede contar; aplicar el conteo es cosa de un administrador, se hace una sola vez y crea una entrada de ajuste con motivo Ajuste por conteo solo para los productos escaneados con diferencia.

La página de Consignación y liquidaciones explica cómo encaja el conteo con las marcas y sus liquidaciones. Si ya usas Atiéndalo, el paso a paso está en Inventarios físicos.